Nieuwsbrief 11, seizoen 2018-2019, 13 juni 2019

Algemene Ledenvergadering Eileuvers

Als het goed is, heeft u inmiddels de uitnodiging voor de algemene ledenvergadering (ALV) van de Eileuvers ontvangen. Deze zal plaatsvinden op woensdag 19 juni om 20.00 uur bij onze sponsor Urbana. Deze biedt ook de koffie aan bij deze vergadering. Wij zullen een aantal besluiten voorleggen om ons Huishoudelijk reglement en ons Reglement van Protocol en Discipline aan te passen met betrekking tot:

1. Toevoeging AdjudantenSlim aan de Vereniging, inclusief bestuursafvaardiging;
2. Borg kleding Dansmariekes via Protocol;
3. Ereleden mogen op eigen kosten “Erelid” op hun steek laten borduren;
4. Wijziging Hofkleding vrijdagavond met carnaval, waarbij wij twee voorstellen ter keuze hebben;
5. Toevoeging “overige functionarissen” aan het Hof.

Daarnaast zijn er nog wat tekstuele wijzigingen ter verduidelijk en verbetering, maar dit betreffen geen inhoudelijke wijzigingen van de regels zelf.

Verder zullen er wat mutaties plaatsvinden binnen ons bestuur en het Hof der Eileuvers. Deze benoemingen zullen met instemming van de ALV plaatsvinden. Uiteraard zal onze penningmeester ons ook financieel verslag doen. De financiële stukken liggen voor aanvang van de vergadering ter inzage voor u klaar. Wij zullen ook kort het seizoen 2018-2019 met elkaar evalueren. Hierbij zal de focus liggen op zaken die echt anders zouden moeten en wij horen dan vooral graag waarom. Daarnaast is het goed om te horen waar wij ons echt in positieve zin hebben onderscheiden het afgelopen seizoen.

Ik hoop dat zo veel mogelijk leden aanwezig willen zijn bij de ALV, want daar bepalen wij gezamenlijk de zaken die voor onze club van belang zijn. Wij maken gezamenlijk de vereniging en zo kunnen wij het weer mogelijk maken om het door ons zo geliefde carnaval samen te organiseren en vieren in samenwerking met de gemeente Zwolle, de HESZ, zusterverenigingen, etc.

Cor-Jan Bruggeman
Veurzitter CV De Eileuvers
 

PR/communicatiecommissie

Deze commissie komt mede tot stand n.a.v. de uitkomsten van de workshops “Waarom Eileuvers”. De commissie heeft als doel om het bestaansrecht van het carnaval en de vereniging te vergroten door het generen van veel positieve publiciteit en onze PR op een hoog niveau te brengen. Zij zal de zichtbaarheid van de CV in alle uitingen (PR, communicatie, etc.) en herkenbaarheid (zoals vroeger de sjaal) gaan vergroten. Tevens zal de commissie gaan zorgen voor een vaste huisstijl van de Eileuvers. Dit zal ook terugkomen in het uitbrengen van de nieuwsbrieven (minimaal 9 per jaar), het beheer van onze website www.eileuvers.nl en onze social mediakanalen. Dit zal ook onder de verantwoordelijkheid van deze commissie vallen. Tevens zal het jaarlijks uitbrengen van de Carnavalskrant gaan vallen onder de verantwoordelijkheid van deze commissie. Kortom alles op het gebied van onze PR en communicatie zal centraal komen binnen deze commissie. De contactpersoon c.q. de verantwoordelijke persoon binnen het bestuur voor deze commissie zal de secretaris zijn.

Leden van deze commissie maken geen onderdeel uit van het Hof, tenzij een commissielid wenst toe te treden tot Hof conform ons Huishoudelijk reglement. De voorzitter van de PR/communicatiecommissie is Vorst Decibel (Frank-Jan van den Belt) en de commissie kan naar eigen inzicht bepaalde taken toewijzen aan bepaalde leden van de PR/communicatiecommissie.

Sponsorcommissie

Wij hebben een nieuw sponsorbeleid. Deze is bijgevoegd bij deze nieuwsbrief zodat je dat rustig kunt nalezen. Wij hebben onze sponsoren via de diverse commissies in beeld gebracht, zodat wij een totaaloverzicht hebben. Nu is het taak om de huidige sponsoren te gaan omzetten naar ons nieuwe sponsorbeleid en tevens deze sponsoren een vaste contactpersoon te geven binnen de Eileuvers. Hiertoe hebben wij een sponsorcommissie ingesteld. Deze heeft als doel:

• Het doen van voorstellen ten aanzien van (aanpassingen op) het sponsorbeleid
• Uitvoering geven aan het door het bestuur goedgekeurde sponsorbeleid van 15 april 2019
• Contacten onderhouden met sponsoren via vaste accountmanagers en met de commissies waaraan de sponsorbijdrages worden besteed.

Daarnaast zal de Sponsorcommissie sponsorevents gaan organiseren. De contactpersoon c.q. de verantwoordelijke persoon binnen het bestuur voor deze commissie zal de penningmeester zijn. Leden van deze commissie maken geen onderdeel uit van het Hof, tenzij een commissielid wenst toe te treden tot het Hof conform ons Huishoudelijk reglement. De voorzitter van de sponsorcommissie is Vorst René (René van Weeghel) en de commissie kan naar eigen inzicht bepaalde taken toewijzen aan bepaalde leden van de Sponsorcommissie. De eerste uitdaging zit hem erin deze commissie te voorzien van leden die actief hun commerciële kennis en ervaring willen gaan inzetten in deze commissie.

Jubileumcommissie 66 jaar Eileuvers

Vanaf het komende seizoen tot en met ons 66-jarig jubileumjaar (seizoen 2022-2023), inclusief eventuele afwikkelingen van zaken na einde seizoen 2022-2023, zal de Jubileumcommissie 66 jaar Eileuvers actief zijn. De commissie heeft als doel om evenementen te organiseren ten behoeve van 66 jaar Eileuvers en zal gaan bestaan uit afvaardigingen uit diverse geledingen (in ieder geval uit Raad van Elf, Vorstendom, AdjudantenSlim, Senaat, Protocol, PR/Communicatiecommissie en Sponsorcommissie) binnen de Eileuvers. De voorzitter van de jubileumcommissie is Vorst Kinne (Sander Dol) en de commissie kan naar eigen inzicht bepaalde taken toewijzen aan bepaalde leden van de Sponsorcommissie.

Interesse?

Mocht u als lid interesse hebben om actief deel te nemen in één van deze commissies dan kunt u zich aanmelden bij de desbetreffende voorzitter van de commissie. Indien je geen contactgegevens hebt kan je een mail sturen naar secretariaat@eileuvers.nl.
 

In het kader van de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hebben wij een privacyverklaring voor onze vereniging opgesteld. Deze verklaring kan je straks altijd teruglezen op onze nieuwe website. Daarnaast hebben wij ons verwerkingsregister op orde gebracht, waarin onder andere is opgenomen welke persoonsgegevens wij verwerken en wie toegang hebben tot die persoonsgegevens.

Nu gaan wij verder met de implementatie van de eisen vanuit de AVG. Zo ben je wellicht als vrijwilliger in een commissie ‘werkzaam’ voor de Eileuvers. Daarbij kom je (mogelijk) in aanraking met persoonsgegevens en andere (vertrouwelijke) informatie over de Eileuvers. In verband met de invoering van de AVG zijn wij verplicht een geheimhoudingsverklaring aan onze vrijwilligers voor te leggen. Door in te stemmen met deze verklaring, verklaar je dat je geheimhouding in acht neemt over alles wat je over de Eileuvers en haar leden te weten bent gekomen en waarvan je als vrijwilliger het vertrouwelijke karakter kent of kan vermoeden, in het bijzonder met betrekking tot persoonsgegevens. Tevens stem je ermee in dat je je houdt aan de regels zoals opgenomen in deze verklaring. De voorzitters van de diverse geledingen zullen dit via hun contactpersonen in het bestuur ontvangen, daar waar nodig. Mocht je nu niets ontvangen en je bent van mening dat dit wel zou moeten, meld dit dan s.v.p. bij onze secretaris, zodat wij gericht actie kunnen ondernemen.
 

In januari dit jaar hebben we de succesvolle belactie gehouden. Daarna zijn we carnaval gaan vieren met de daarbij behorende voorbereidingen. Na dit mooie feest werd het tijd de enquête uit te werken.

De antwoorden die we hebben gekregen waren heel divers, dus om dit te categoriseren viel nog niet mee. Mede hierdoor hebben we in overleg besloten om de terugkoppeling alleen via deze nieuwsbrief te doen en niet in een aparte weergave. De diversiteit aan antwoorden geeft wel aan dat we een vereniging zijn voor en door iedereen en dat is toch een mooie conclusie.

Eerder zijn de resultaten al aan het bestuur verstrekt en onlangs heeft er een gesprek plaatsgevonden met de voorzitter, Cor-Jan Bruggeman, en de president van de Raad van 11, Marco Veenstra, over deze resultaten. Het voornaamste doel van de belactie was vooral om te kijken of we nog meer leden zouden kunnen enthousiasmeren voor een vrijwilligersfunctie binnen onze vereniging. 

Wat heeft de enquête voor de vereniging gebracht

We weten nu van heel veel leden een achtergrond op gebied van werk en hobby. Dit geeft een duidelijk inzicht waar mensen hun ervaring en plezier in hebben en wellicht hun talenten kunnen gaan inzetten voor de vereniging.

Ook is aangeven wat mensen goed vinden aan de vereniging en waar verbeteringen mogelijk zijn. Natuurlijk zal gekeken worden wat hiermee gedaan kan worden nu en in de toekomst. Helaas zal het niet mogelijk zijn om overal een oplossing voor te hebben, soms liggen zaken namelijk buiten de invloedssfeer van de vereniging. Wellicht is het wel goed om hier in de toekomst beter over te communiceren zodat zaken voor alle leden helder zijn.

Wat wordt meteen opgepakt

Er zijn mensen die hebben aangegeven actief betrokken te willen zijn. Dit kan zijn in een commissie of bij eenmalige activiteiten in het seizoen. De namen van deze mensen zijn bekend en zij zullen - indien er behoefte is aan deze handjes - benaderd worden. Maar even zo belangrijk is de eerdergenoemde achtergrond van de leden goed te documenteren en wanneer er projecten zijn waar hulp bij nodig is, dat dan deze mensen benaderd zouden kunnen worden.

Nogmaals hartelijk dank aan alle deelnemende leden en de leden van het belactie-team. De verwachting is dat dit een vervolg zal krijgen in de toekomst!

Marcel Tijhaar